El presente documento regula el acceso y uso del Sistema de Legajos Digitales (en adelante, «el Sistema») puesto a disposición de los servidores de la Red de Salud Pichanaki — Unidad Ejecutora 409 (en adelante, «la Entidad»), e informa sobre el tratamiento de los datos personales recopilados a través de él. Al crear una cuenta, el servidor declara haber leído, comprendido y aceptado íntegramente estas condiciones.
El responsable del banco de datos personales es la Red de Salud Pichanaki — Unidad Ejecutora 409, con domicilio en Av. 1 de Mayo N.° 1510 (Hospital de Pichanaki), distrito de Pichanaqui, provincia de Chanchamayo, departamento de Junín, República del Perú.
Para cualquier consulta relativa a estas condiciones o al tratamiento de datos personales, el canal habilitado es rrhh@redsaludpichanaki.gob.pe o de forma presencial ante la Oficina de Gestión de Recursos Humanos.
El Sistema y el tratamiento de datos que realiza se sujetan a:
El Sistema tiene por finalidad la conformación, custodia y actualización del legajo personal de los servidores de la Entidad en soporte digital. Permite al servidor consultar la información que la Entidad tiene registrada sobre él y remitir documentación de su formación académica, capacitaciones y datos de contacto para su verificación y archivo.
El acceso al Sistema es de carácter personal e intransferible y se otorga únicamente a personas cuyos datos ya se encuentran registrados en la Entidad en su condición de servidores. No constituye un servicio abierto al público.
Con ocasión del uso del Sistema, la Entidad trata las siguientes categorías de datos:
El tratamiento de datos sensibles se realiza únicamente cuando resulta indispensable para el cumplimiento de obligaciones derivadas de la relación laboral y del régimen del servicio civil, y con el consentimiento expreso del titular, conforme al artículo 13.5 de la Ley N.° 29733.
Los datos no se utilizan con fines comerciales, publicitarios ni de elaboración de perfiles, ni se ceden a terceros con esos fines.
El suministro de los datos señalados en el numeral 5 es necesario para la conformación del legajo personal, que constituye una obligación de la Entidad. Negarse a proporcionarlos o proporcionarlos de forma incompleta puede impedir el uso del Sistema y obligará a realizar los trámites de forma presencial ante la Oficina de Gestión de Recursos Humanos.
Al remitir documentos a través del Sistema, el servidor declara bajo juramento que:
Los documentos se reciben al amparo del principio de presunción de veracidad previsto en el numeral 1.7 del artículo IV del Título Preliminar del TUO de la Ley N.° 27444, sin perjuicio de la fiscalización posterior a que se refiere su artículo 34.
La presentación de documentación falsa o adulterada, o la formulación de declaraciones falsas, acarrea la nulidad de oficio del acto administrativo sustentado en ella y da lugar a la responsabilidad administrativa disciplinaria correspondiente, así como a la denuncia penal por los delitos previstos en los artículos 411 y 427 del Código Penal, según corresponda.
Cuando el servidor registre datos de familiares o de su contacto de emergencia, declara que ha informado previamente a dichas personas sobre la finalidad del registro y que cuenta con su autorización para comunicarlos a la Entidad. El servidor es responsable frente a la Entidad por la veracidad de esos datos y por la obtención de dicha autorización.
Queda expresamente prohibido:
El incumplimiento faculta a la Entidad a suspender o cancelar la cuenta sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan.
La documentación remitida no se incorpora automáticamente al legajo oficial: queda en estado pendiente hasta que la Oficina de Gestión de Recursos Humanos la revise. La Entidad puede aprobarla, observarla indicando el motivo, o corregir errores materiales evidentes antes de incorporarla. La remisión de un documento no genera derecho adquirido alguno ni reconocimiento automático de grados, títulos o experiencia.
La Entidad puede recurrir a proveedores que actúen como encargados de tratamiento, en particular para el envío de códigos de verificación por mensajería de texto. Dichos proveedores acceden únicamente a los datos estrictamente necesarios para prestar el servicio y están obligados a confidencialidad. De emplearse un proveedor domiciliado en el extranjero, la transferencia se sujetará a lo dispuesto en el Capítulo IV del Título II del Reglamento de la Ley N.° 29733.
Fuera de ello, los datos solo se comunican a autoridades y entidades públicas cuando exista mandato legal o requerimiento debidamente motivado.
Los datos y documentos se conservan mientras subsista el vínculo del servidor con la Entidad y, concluido este, por los plazos que establezcan las normas de archivo del Sistema Nacional de Archivos y las disposiciones sobre legajos personales, así como los plazos de prescripción de las acciones administrativas y judiciales que pudieran derivarse.
La Entidad aplica medidas técnicas, organizativas y legales orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, entre ellas: almacenamiento de contraseñas mediante funciones de derivación criptográfica, control de acceso por roles, verificación en dos pasos para operaciones sensibles, registro de auditoría de las operaciones, limitación de intentos de acceso y copias de respaldo periódicas.
Ningún sistema es infalible. La Entidad no garantiza la inexistencia absoluta de incidentes, pero se compromete a adoptar las medidas correctivas y de comunicación que correspondan si alguno se produjera.
El servidor puede ejercer sus derechos de información, acceso, actualización, inclusión, rectificación, supresión (cancelación), oposición y tratamiento objetivo, así como revocar el consentimiento otorgado, conforme a los artículos 18 a 24 de la Ley N.° 29733.
Para ejercerlos debe presentar una solicitud ante la Entidad, adjuntando copia de su documento de identidad y precisando el derecho que invoca. La Entidad responderá dentro de los plazos legales.
La supresión de datos y la revocación del consentimiento no proceden respecto de la información cuyo tratamiento sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales de la Entidad, la conformación del legajo personal o la ejecución de la relación de servicio civil.
Si considera que sus derechos no han sido atendidos, puede acudir a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.
La Entidad procura la disponibilidad continua del Sistema, pero puede interrumpirlo por mantenimiento, actualización o causas de fuerza mayor. La indisponibilidad temporal no exime al servidor del cumplimiento de sus obligaciones, que podrá atender por la vía presencial.
La Entidad puede modificar el presente documento cuando lo exija un cambio normativo, funcional u organizativo. Toda modificación se publicará con una nueva versión y fecha de vigencia, y se solicitará al servidor una nueva aceptación antes de continuar usando el Sistema.
Al marcar la casilla de aceptación durante el registro, el Sistema deja constancia de la versión aceptada, la fecha y hora, y la dirección IP desde la que se realizó la aceptación. Dicha constancia acredita el consentimiento prestado de forma libre, previa, informada, expresa e inequívoca.
Estas condiciones se rigen por la legislación de la República del Perú. Las controversias que pudieran derivarse se someten a la competencia de los jueces y tribunales del distrito judicial de Junín, sin perjuicio de las vías administrativas previas que correspondan.